用微加云表单,拓展丰富OA系统功能
湖南人才市场有限公司是省人社系统所属的国有人力资源企业,致力于为全省机关、团体、企事业单位提供更权威、更专业的全场景一站式服务。公司前身为1993年成立的中国湖南人才市场,2014年经湖南省人力资源服务中心市场化改制而成,现已形成集求职招聘、人事外包、档案服务、考试评测、培训咨询及系统开发于一体的人力资源全产业链服务体系。近三十年来,公司累计服务企业逾十万家,服务人才近千万并获得“全国人力资源诚信服务示范机构”等荣誉。作为国有独资的省级人力资源企业,公司秉承社会责任担当、服务我省经济建设的宗旨,于长沙、湘西、岳阳、北京等地成立了5家全资分子公司。
二、用微加云表单,拓展丰富OA系统功能
公司一直使用的是OA办公平台自带的功能,但在内部和业务不断拓展升级的情况下,OA系统自带的一些功能已不能满足公司复杂的业务管理场景。
“很多基本的功能我们都是用OA本身自带的,但遇到一些审批流程复杂,或者其他业务管理场景时,OA系统自身的功能就显的不足了。”负责的主管跟我们说,这也是公司需要寻找其他管理应用的原因。
在此契机下,公司选择了OA系统上的第三方应用微加云表单平台,作为OA系统的延伸与拓展,更好地满足数字化时代公司其他丰富场景的经营管理。
1.合同管理
公司业务涉及的合同都需要进行审批核对,可每个部门都有不同的分管领导,审批过程中也会涉及到复杂、多个条件判断的场景:是否需要法务审批、是否需要领导审批、是否需要总经理线下审批等。OA自带的审批已不能满足复杂的逻辑,所以在云表单平台来实现这些场景。
设计表单时,管理员会将审批时需要判断的审批条件加入表单内,发起人可根据实际情况进行填写。
流程审批时,系统会根据表单内填写的字段内容,进行条件判断,自动流转至相关处理人员。比如,在表单内填写了要提交领导审批,系统自动判断后,就会流转至该部门的分管审批。
如果涉及总经理线下审批,发起人会在所有节点都审批完成后,利用打印功能将审批表打印后去线下签字。总经理可点开此条数据,确认所有节点都审批通过后,在审批表上签字。
基于云表单的强延展性和自定义性,平台可以敏捷地响应当前业务的需求,帮助公司实现多角色、多条件的审批场景。
对于固定资产,公司也有精细化管理的需求,所以也在云表单平台上搭建了个性化的固定资产管理应用。
当需要进行采购时,线上发起采购申请单,逐级进行审批以及抄送。资产入库时,可直接关联对应的采购单进行自动填充,节省人工填写的时间,提高效率。
资产出入库、领用时,系统会通过智能业务对资产库存表中的数量进行实时更新,确保库存数量的准确性,减少核对时间。
利用云表单实现的固定资产管理,从资产采购申请、资产入库,再到资产领用、资产处置一体化管理,并且通过数据间的联动,提高处理效率。
还有一些行政事务类的工作,公司也放在了云表单平台上。
日常的“呈批件”,员工填报请示事项,并且上传附件进行多级审批及抄送,实现电子化留痕;疫情时期,用表单进行健康信息的收集,定时填写,精准高效,做好疫情防控工作。
信息化时代,数智化系统已成为企业不可缺少的管理工具。作为公司OA系统的延伸与拓展,微加云表单在面对复杂、涉及多个条件判断、个性化强的需求,可以帮助公司更精细化地做好管理。
未来,公司还将不断拓展云表单的应用场景,迅速响应业务变化与需求,打造多样化、便利化的办公模式,提高科学管理效率。